İş Seyahatlerinizi Doğru Planlamak için 5 İpucu

Her ne kadar seyahat kelimesi ilk olarak güzel bir tatili akıllara getirse de; bu kelimenin iş için yapılan seyahatleri de kapsadığını unutmamalıyız. Gerek var olan işlerimiz için gerekse yeni kurmaya çalışacağımız networkler, anlaşmalar veya işler için pek çok kez seyahate çıkmamız gerekebiliyor. Çalışılan sektörlere bağlı olarak yurt içi veya yurt dışı seyahatlerin, var olan iş hayatını daha da canlandırdığı su götürmez bir gerçek. Ancak yapılan veya yapılması planlanan bu iş seyahatlerinde herşeyin sorunsuz bir şekilde ilerlemesi ne kadar olası ise, herşeyin tam bir kaosa dönme ihtimali de o kadar olası. Hazırlanan planlardaki en ufak bir pürüz, sizi içinden çıkılmaz durumlara sokabilir. Bu sebeple yapmayı planladığınız iş seyahatinizi doğru bir şekilde planlamak en önemli basamaklardan birtanesi. Bu planlamayı en doğru biçimde yapabilmeniz adına sizlerle birkaç ipucu paylaşmak isteriz.

Kurumsal bir acenteyle çalışın

Bütçenize uygun bir iş seyahati planlamanız istendiyse yada yapacağınız seyahatin giderlerini bizzat siz karşılayacaksanız mutlaka Titcotour gibi kurumsal bir seyahat acentesiyle iş birliği içinde olun. Daha ekonomik uçak bileti, daha uygun ve merkezi yerlerde konaklama gibi iş seyahatinizi planlarken oldukça önemli olan unsurları size en alternatifli haliyle kurumsal seyahat acenteleri sunabilir. Böylece ülkenin veya dünyanın dört bir yanına diğer herkesten daha indirimli uçarken; seyahat acentelerinin -anlaşmalı oldukları için sahip oldukları- paketlerinden yararlanarak daha ekonomik bir konaklamaya da sahip olabilirsiniz. Bu avantajlar sayesinde ayırdığınız bütçeden belli bir miktar parayı kenara koyabilirsiniz. Kurumsal acenteniz ile birlikte yapacağınız planlama doğrultusunda kendinize vakit ayırabilir ve cebinizde kalan bu parayla da gittiğiniz şehrin tadını çıkartabilirsiniz.

Kabin Bagajı Tercih Edin

Büyük boy bavul hem check-in sırasısında beklemek anlamına gelir hem de varış noktanızda bavul beklemek gibi zaman kaybına sebep olan durumlara neden olur. Bu sebeple özellikle iş seyahatlerinizde kabin boy bir bavul tercih etmeniz işinizi kolaylaştıracaktır. Ne check-in / bilet işlemlerinde ne de gideceğiniz yere vardığınızda beklemenize gerek kalmayacaktır. Bunun yanısıra,iş seyahatiniz için kabin bagajınızı hazırlarken yanınıza alacağınız kıyafetler ve eşyalar konusunda da son derece seçici olmalısınız. Yani hem iş hem de iş dışında giyebileceğiniz, son derece fonksiyonel kıyafetleri tercih etmeniz daha faydalı olacaktır. Rahat bir ayakkabı, buruşmayan pantolonlar,gömlekler ya da bluzlar sizin için ideal olabilir. Tabii bavulunuzu hazırlarken gideceğiniz yerin hava durumuna göz atmayı da unutmayın. Kıyafetlerinizin yanı sıra yanınıza alacağınız kozmetik ve bakım ürünlerinizin ise seyahat boyu olmasına dikkat edin.

Araştırın ve Teyit Edin

İş seyahatine çıkmadan önce mutlaka gideceğiniz yeri önceden araştırın. Bunun için forumları okuyabilir, blogları araştırabilir veya direk anlaşma yaptığınız kurumsal seyahat acentenizle bağlantıya geçebilirsiniz.Araştırma yapmanız, eğer iş seyahatiniz daha önce hiç gitmediğiniz bir şehre oluyorsa karşılaşılabilecek her türlü aksaklığa hazırlıklı olmak anlamına gelmektedir. Örneğin (araç kiralamayacaksanız) rotanızdan geçen otobüsleri ve onların tarifelerini bilmeniz, toplantılarınızın gerçekleşeceği yerlerin konumlarını ve nasıl kolayca ulaşabileceğinizi bilmeniz ,hepsinden öte kendinize en kısa ama en verimli şekilde nasıl zaman ayırabileceğiniz gibi konuları eksiksiz bir şekilde bilmeniz işinizi oldukça kolaylaştıracaktır.

İş seyahatinizde atacağınız her adımı teyit etmek de sizler için yararlı olacaktır. Yapacağınız toplantılarda oluşabilecek aksaklıkları engellemek için görüşmelerinizin nerede ve ne zaman olacağına dair tüm gerekli bilgilere hakim olun ve görüşmeyi gerçekleştireceğiniz kişilerden/firmalardan teyit isteyin. Bu bilgilere göre işle ilgili planınızı iş seyahatinizden önce netleştirin. Gideceğiniz yer için konakladığınız yerden kaçta ayrılmanız gerektiğini ve gideceğiniz yere nasıl ulaşacağınızı önceden planlayın. Böylece görüşmelerinize geç kalma stresine girmez ve zaman kazanırsınız.

Belgelerinizi ve Ekipmanlarınızı Kontrol Edin İş seyahatiniz yurt içi veya yurt dışı olabilir. Seyahatlerinize çıkmadan yanınızda bulundurmanız zorunlu olan kimlik veya pasaport başta olmak üzere; seyahatiniz ve yapacağınız toplantılar için yanınıza almanız gereken tüm belgeleri çantanıza koyduğunuzdan emin olun. Hazırlayacağınız veya yanınıza alacağınız çantanızı cepli olarak tercih edin ve ön ceplere bu eşyalarınızı yerleştirin. Böylece gerektiğinde hepsine kolaylıkla ulaşırsınız.Ayrıca kartvizitinizi de yanınıza almayı unutmayınız. Çünkü bu tarz iş seyahatleri, yeni insanlarla bağlantı kurmak ve networkünüzü genişletmek için ideal ortamlardır. Eğer sunum vb. yapacaksanız bilgisayarınızı, şarj aletinizi,( gerekirse) çoklu prizler gibi teknik malzemelerinizi de yanınıza mutlaka alın yada konaklayacağınız yerden –önceden- sizin için temin etmelerini isteyin.

Mutlaka Dinlenin

İş seyahatleri diğer tatil amaçlı seyahatlerden daha kısa olsa da temposu çok daha yüksek seyahatlerdir. Az zamana pek çok aktivite/toplantı sığdırmanız gerekebilir. Çünkü iş seyahatinizde amacınız dinlenmek veya rahatlamak değil; aksine sunumlar yapmak, tanıtım/organizasyonlara katılmak veya yeni kurulması planlanan iş ilişkilerini geliştirmektir.Bu sebeple gerek fiziksel olarak gerekse mental olarak kendinizi zorlayacağınız bu iş seyahatlerinizin öncesinde ve sonrasında mutlaka dinlenmelisiniz. Yapacağınız seyahat okyanus aşırı ise yaşanabilecek jet-lagleri (saat farkı sebebiyle yaşanabilen bir rahatsızlık) veya gidilen yüksek rakımlı yerlerden kaynaklı yaşanabilecek ani tansiyon düşmeleri/çıkmalarını en aza indirmek ve kendinizi gittiğiniz yere daha kolay adapte edebilmek adına vücudunuzu öncesinde dinlendirmeniz çok önemlidir.Özellikle iş seyahatleri için gideceğiniz havalimanlarında veya –varsa- aktarmalar sırasında mutlaka dinlenmeye çalışın. Seyahatiniz boyunca bol sıvı alın ve ağır yemeklerden uzak durun. Yani, hem rahat bir seyahat geçirmek hem de yapacağınız seyahat sonrasında olumsuz etkilenmemek için dinlenmek, bol sıvı tüketmek ve ağır yemekler yememek oldukça önemlidir. Bu ipucu sadece iş seyahatleri için değil yapmayı planladığınız her türlü seyahat için altın kural niteliğindedir.